Business Case: Was sparen Online-Assessments?

Mit dem folgenden Beispiel-Case möchten wir aufzeigen, wie schnell sich die anfänglichen Investitions- und laufenden Kosten für das Online-Assessment amortisieren, indem zum Beispiel bei Fahrtkosten und Kosten für Auswahltage Einsparungen entstehen. Der Case basiert dabei auf Zahlen aus einem realen Kundenprojekt. Wir gehen von einem Unternehmen aus, welches etwa 40 zu besetzende Stellen hat. Davon sind 16 Trainee-Stellen, 16 Stellen für Auszubildende und 8 Stellen für Duale Studenten.

Für die Trainee-Stellen gehen pro Jahr ca. 4.000 Bewerbungen ein:

  • Vorselektion anhand biografischer Daten
  • 150 Bewerber werden davon telefonisch durch einen externen Dienstleister interviewt
  • 80 Bewerber werden davon für Präsenz-ACs selektiert
  • daraus resultieren 10 Präsenz-ACs à 8 Teilnehmern

Es fallen somit externe Kosten für die telefonischen Interviews, Präsenz-ACs und Reisekosten an.

Auf die Stellen für Ausbildungen und Duales Studium bewerben sich ca. 800 Personen:

  • Vorselektion anhand biografischer Daten
  • 400 Bewerber davon durchlaufen einen Intelligenztest (Pen&Paper) vor Ort
  • nachgelagert strukturierte Interviews vor Ort mit einem Teil der Kandidaten (ca. 100, vorselektiert anhand der Testergebnisse)

Hierbei fallen externe Kosten in Form von Lizenzgebühren für die Papiertests, Reisekosten für die Testung vor Ort sowie die nachgelagerten Interviews an. Insgesamt ergeben sich für diesen Auswahlprozess jährliche Fremdkosten in Höhe von 124.000 €.

Wie wirkt sich jedoch die Einführung eines Online-Assessments auf die externen Kosten aus?

Die Kosten, die beim Aufsetzen des Online-Assessments entstehen, belaufen sich auf 30.000 € – u.a. durch die Anforderungsanalyse, die individuelle Testzusammenstellung, eine unternehmensindividuelle Gestaltung des Online-Assessment sowie Testing des Tools, Bugfixing und Projektmanagement. Neben diesen einmaligen Projektkosten kommen noch laufende Kosten für Lizenz, Support und Hosting hinzu, die den laufenden Betrieb des Online-Assessments regeln. Diese betragen im hier vorliegenden Fall (Testmenge, Testzusammenstellung) 1.200 € pro Monat. Im ersten Jahr fallen somit 44.400 € an (30.000 € plus 14.400 €). Diese Summe erscheint vielleicht erst einmal recht viel – vor allem weil noch Kosten hinzukommen für die Durchführung des Präsenz-ACs und entsprechende Reisekosten. Betrachtet man jedoch die Folgejahre, in denen nur noch die fortlaufenden Kosten (14.400 € p.a.) anfallen, wir der Unterschied deutlich.

Trainee-Auswahl:

Vor Einführung eines Online-Assessments werden vermutlich einige geeignete Bewerber fälschlicherweise nach der biografischen Vorselektion abgelehnt (Falsch-Negativ-Selektion). Das liegt daran, dass man hier verhältnismäßig selektiv agiert, weil die nachfolgenden Telefoninterviews relativ teuer und zeitaufwendig sind. Man versucht somit die Zahl der verbleibenden Kandidaten möglichst stark zu reduzieren, da jeder verbleibende Kandidat substantielle Grenzkosten verursacht. Das Online-Assessment hat hingegen sehr niedrige Grenzkosten – man muss bei der ersten Selektion nicht so viele Kandidaten aussortieren, kann mehr Personen testen und reduziert so die Gefahr der Falsch-Negativ-Selektion.

Durch die bessere Vorselektion mittels Online-ACs kann also auch die Effizienz der abschließenden Präsenz-ACs im Falle der Trainees deutlich steigern. Hieraus ergeben sich sogar noch weitere Einsparungsmöglichkeiten durch die geringere Anzahl von notwendigen Assessment-Center-Tagen. Zur Besetzung der 16 Stellen werden nun nur noch 5 statt 10 ACs benötigt. Bei geschätzten Kosten pro Präsenz-AC von 2.000 € ergibt sich dementsprechend ein Einsparungspotenzial von 10.000 €. Zusätzlich entfallen für 40 Bewerber die Reisekosten von insg. 12.000 €.

Durch die Vorselektion mit Hilfe von Online-Assessments kann außerdem die Anzahl der notwendigen Telefoninterviews etwa halbiert werden. Da das Unternehmen nur noch 40 Kandidaten ins Präsenz-AC nehmen muss, müssen bei gleichen Selektionsquoten auch nur noch ca. 75 Telefoninterviews geführt werden, hierdurch ergeben sich Einsparungen von weiteren 12.000 €.

Die freigewordenen Ressourcen im HR-Bereich können sogar dazu führen, dass die noch ca. 75 notwendigen Interviews wieder inhouse durchgeführt werden können – Einsparungspotenzial: weitere 12.000 €.

Azubi- & Dualstudierenden-Auswahl:

Durch die Einführung des Online-Assessments entfallen die Testungen vor Ort und die damit einhergehenden Lizenzkosten in Höhe von 6.000 €. Hinzu kommen eingesparte Reisekosten der Bewerber in Höhe von 40.000 €. Zusätzlich ergibt sich eine höhere Akzeptanz des Testverfahrens und ein Personalmarketing-Effekt durch einen unternehmensspezifisch angepassten Test. Lediglich die Reisekosten für die nachgelagerten Interviews bleiben in ungefähr gleicher Höhe bestehen.

Endergebnis

Man erkennt also, dass sich bereits im ersten Jahr insgesamt eine beachtliche Kostenreduktion ergibt. In den Folgejahren ist diese sogar noch größer, da nur noch die fortlaufenden Kosten für das Online-Assessment anfallen. Der Einsatz eines Online-Assessments kann folglich einiges an Kosten sparen, ohne dabei zu Lasten der Candidate Experience zu gehen, wie verschiedene wissenschaftliche Untersuchungen bestätigen.

Da jeder Rekrutierungsprozess anders ist, variieren die Zahlen von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch ist die Tendenz ist klar erkennbar und die Einspar-Potenziale werden deutlich.